Produktive Büro-Atmosphäre in KMU - ein Problem?

Mitarbeiterzufriedenheit ist ein lebenswichtiger Aspekt für kleine und mittlere Betriebe - damit sichern sie die Kontinuität der Personalentwicklung und eine stabile Unternehmenstätigkeit. Sie bedienen damit auch einen Trend auf dem Arbeitsmarkt, der insbesondere für jüngere Arbeitnehmer kennzeichnend ist: Sie ziehen oft günstige Arbeitsbedingungen einem möglichen Mehrverdienst vor. Viele Absolventen und Fachkräfte wählen gern eine geringere Unternehmensgröße als Arbeitsort, um hier von den bekannten Vorzügen wie Übersichtlichkeit, schlanke Strukturen oder familiäre Atmosphäre zu profitieren.
2012 veröffentlichte die Schweizer Beratungsfirma HR-aktiv jedoch eine Studie, wonach der Ruf von KMUs in dieser Frage offensichtlich besser ist als die Realität. Die Befragung von Schweizer Firmen mit 20 bis 100 Angestellten quer durch alle Branchen ergab eine durchschnittliche Mitarbeiterzufriedenheit von 4,5 auf der zugrunde gelegten Skala von 1 bis 6. Die Spitzenwerte wurden in den Sparten "Ich und meine Arbeit" sowie "Ich und mein Team" erreicht - also genau bei den klassischen Vorzügen der KMU. Aber zwei andere Sparten, die ebenso dazu zählen, schnitten deutlich schlechter ab: "Ich und mein Arbeitsplatz" und insbesondere "Information/Kommunikation". Dieses Ergebnis verwundert - lassen sich doch beide schlechter bewerteten Bereiche mit geringem Aufwand und innerbetrieblichen Maßnahmen leicht vom Problem-Image befreien. Ein konstruktiver Ansatz an dieser Stelle lohnt sich doppelt, denn die Themen "Kommunikation" und "Arbeitsplatz" sind zwei Seiten einer Medaille. Und eine positive Büro-Atmosphäre wirkt sich bekanntermaßen günstig auf die Produktivität aus. Mit bis zu 36 % mehr Leistung rechnen die Experten des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) allein durch die Optimierung der Bürogestaltung.
 

Das Büro als Stressfaktor

Eine andere Studie benennt die Gründe, die zur negativen Bewertung der Büro-Arbeitsplätze führen. Das Gemeinschaftsprojekt der Hochschule Luzern, des Schweizer Volkswirtschaftsdepartement EDV und des Staatssekretariats Seco stellt gleich mehrere Gründe dafür fest. Mehr als die Hälfte der über 1.000 befragten Mitarbeiter aus über 100 Firmen kennzeichnen das Büro, in dem sie tätig sind, als zu laut, zu dunkel oder zu trocken. 43 % kritisieren die Wärmeverhältnisse, 35 % klagen über schlechte Luft. Rund 28 % der Befragten sind allein schon durch den Lärm von Geräten gestresst. Das ist mehr als der Prozentsatz, der sich von Telefonaten der Kollegen gestört fühlt.
Die Ergebnisse korrelieren stark mit dem ersten deutschen Büroklimaindex von 2013. Diese Umfrage widmet sich zwar vorrangig den regionalen Unterschieden, zeigt aber auch die durchschnittlichen Wünsche der Arbeitnehmer an ihr Büro auf. Übereinstimmung mit dem Schweizer Ergebnis in Sachen "Mitarbeiterzufriedenheit" weisen vor allem die südlichen Bundesländer auf. In 10 von 16 Bundesländern ist dieser Wert allerdings sogar noch schlechter.
Alle befragten Arbeitnehmer stimmen zu 83 % darin überein, dass ihre Leistung durch die Gestaltung des Büros beeinflusst wird. Die Hälfte wäre schon mit einem komfortableren Bürodrehstuhl als schnelle Abhilfe für die geringere Motivation zufrieden. Hierbei handelt es sich meist um jüngere Mitarbeiter, die - der stärkeren PC-Affinität geschuldet - länger sitzen als ihre älteren Kollegen. Nichtsdestotrotz sind fast drei Viertel der deutschen Angestellten für mehr Bewegung im Büro.
 

Die stimmige Büroeinrichtung ist keine Frage des Geldes

Mit einer guten Büroeinrichtung also können kleine und mittlere Betriebe die Mitarbeiterzufriedenheit schon einmal kräftig steigern. Das ist heutzutage überhaupt kein Problem.
Seit Jahrzehnten haben die arbeitsmedizinischen Erkenntnisse gerade im Bereich der Büroausstattung wirkungsvolle Verbesserungen gebracht. Kostengünstige Materialien und Konzepte, die gut für die Gesundheit der Mitarbeiter sind, hat jeder seriöse Anbieter im Programm. Es kommt nur darauf an, bei der Ausstattung auch das Augenmerk auf diese Komponenten zu richten. Anstelle von unbedachten Käufen sollten KMUs auf die Faktoren Ergonomie, Flexibilität und Modulcharakter achten. Dadurch wird die Einrichtung nicht teurer, sondern langfristig sogar preiswerter. Denn kombinierbare Elemente lassen sich leicht an neue Arbeitsanforderungen anpassen bzw. günstig erweitern. Noch wichtiger ist der Doppeleffekt, der sich bei den Mitarbeitern einstellt. Allein der allgemeine Wunsch nach ergonomischen Bürodrehstühlen zeigt schon, wie sich dadurch die Mitarbeitermotivation verbessern kann. Zweiter Effekt: wer richtig sitzt, hat weniger Rückenbeschwerden oder Schulterverspannungen und ist letztendlich weniger krank. Der Stuhl auf Rollen sorgt im wahrsten Sinne des Wortes für Schwung im Arbeitsablauf.
Was beim Mobiliar funktioniert, gilt auch für technische Geräte. Drucker oder Kopierer können heutzutage absolut geräuscharm arbeiten. Sie müssen auch nicht zwingend in dem Büro stehen, von dem aus sie angesteuert werden. Um Ausdrucke aus dem Kopierraum zu holen, bietet sich der kleine Fußweg an, der laut Gesundheitsexperten ohnehin alle 30 Minuten bei sitzender Tätigkeit notwendig ist. Um die gute Ausleuchtung des Arbeitsplatzes zu gewährleisten, sind nicht einmal neue Bürolampen nötig. Meist kann das bestehende Inventar gut auf die natürlichen Lichtverhältnisse abgestimmt werden. Dafür muss auch kein professioneller Einrichter bemüht werden. Teamleiter sollten ihren Kollegen den Freiraum geben, sich ihre Bedingungen selbst einzurichten. Dann ist das Wohlbefinden des Mitarbeiters in jedem Falle gesichert. Auch die Individualisierung des Arbeitsplatzes ist kein Tabu. Je heimischer sich ein Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz fühlt, desto souveräner geht er seine Aufgaben an. Grünpflanzen verursachen kaum Kosten, sorgen aber für ein besseres Raumklima und schaffen mit ihren amorphen Formen einen optischen Ausgleich zum Standard der rechten Winkel und langen Geraden im Büro. All diese Maßnahmen setzen lediglich das Bewusstsein für eine leistungsfördernde Atmosphäre voraus und keine teuren Investitionen.
 

Mit der Büroeinrichtung die Kommunikation fördern

Großraumbüros sind nicht von vornherein negativ zu bewerten - sie müssen nur angemessen strukturiert sein. Wenn jeder Mitarbeiter seinen abgeschirmten Arbeitsplatz hat und es Zonen für die Kommunikation gibt, entwickeln Gemeinschaftsbüros sogar einen zusätzlichen produktiven Schub. Ein offenes Arbeitsumfeld lädt zu Kontakten, Informationsaustausch und spontanen Regelungen ein. Vieles von dem, was sonst den Ablauf blockiert, lässt sich so leicht und unbürokratisch klären. Oft genug bringt ein kurzer Austausch schneller Verständigung in der Kooperation oder einen effektiveren Weg der Kommunikation zustande. Deswegen sind auch Ruhezonen wichtig. Hier können sich die Mitarbeiter immer wieder positiv aufladen. Ein italienischer Kaffeeautomat, der unterschiedliche Heißgetränke nach individuellen Vorlieben bereitstellen kann, bewirkt wahre Wunder. In dieser Frage können auch gestandene mittelständische Unternehmen von der Start-Up-Szene lernen. Der IT-Bereich ist derzeit die Branche mit der höchsten Mitarbeiterzufriedenheit. Hier gibt es Chill-Out-Räume mit Hängematte, Kickerzimmer oder Laptop-Bars. So arbeitsfern, wie es der Name "Ruhezone" scheinbar aussagt, sind diese Räume nicht. Die Mitarbeiter nehmen in ihren kurzen Regenerationsphasen oder Pausen nicht nur individuell wieder Fahrt auf, sondern begreifen sich im Kontakt mit den Kollegen als Teil des Teams. Sie erhalten Anregungen und Beispiele, lernen nebenbei eine neue Anwendung kennen oder können mit der Erfahrung eines anderen ein aktuelles Problem ihrer eigenen Arbeit schneller klären. Mit der Kombination von optimaler Arbeitsplatzgestaltung und kommunikativen Komponenten ist eine produktive Büro-Atmosphäre wirklich kein Problem.