Aufbewahrungsfristen und datenschutzkonforme Vernichtung – Ein Round UP

Egal ob im Unternehmen, im Verein oder als Privatperson, bestimmte Unterlagen unterliegen einer Aufbewahrungsfrist. Es ist daher notwendig, sich mit den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten auseinanderzusetzen, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Aufbewahrungspflichten als Privatperson

Die guten Nachrichten zuerst, als Privatperson muss man nur unter bestimmten Bedingungen Dokumente aufbewahren. So ist nur in zwei Fällen vorgeschrieben und nicht empfohlen, Dokumente über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Der erste Fall betrifft Wohnungseigentümer oder Mieter, falls ein Handwerker mit einem Auftrag im Haus, Garten oder auf dem Grundstück in allgemeinen versehen wurde. Dann müssen die Rechnungen für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Dies ist im Umsatzsteuergesetz §14b Abs. 1 Satz. 5 geregelt. Da beinahe jeder Bürger entweder Mieter oder Eigentümer einer Immobilie ist und auch ab und an einen Handwerker bestellt, sind von dieser Pflicht einige betroffen. Der zweite Fall ist, falls das Jahreseinkommen über 500.000 Euro liegt. Hier sieht die Abgabenverordnung vor, dass die Steuerunterlagen und Belege sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Wichtig: Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer erst mit dem beginnenden Kalenderjahr. Also muss eine Rechnung des Gartengestalters aus dem März 2024 ab dem ersten Januar 2025 für zwei Jahre aufgehoben werde. Dadurch kann es natürlich passieren, dass die Fristen länger dauern, als sie im ersten Moment erscheinen.

Aufbewahrungspflichten für gewerbliche Dokumente

Als Unternehmer müssen schon deutlich mehr Dokumente aufgehoben werden. Sollten etwa Mitarbeiter zum Mindestlohn beschäftigt sein, so ist es seit dem ersten Januar 2015 unumgänglich, die Arbeitszeiten des Beschäftigten zu dokumentieren und aufzubewahren. Die Frist liegt hier bei zwei Jahren. Insbesondere der Zoll interessiert sich meistens brennend für diese Art von Dokumenten. Denn die Hauptursache dieser Tatsache findet sich in dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Dabei können Verstöße hier schnell sehr teuer werden, bis zu niedrigen fünfstellige Geldbeträge können als Strafe eingezogen werden. Davon ausgenommen sind aber Minijobber in Privathaushalten wie Reinigungskräfte oder die Kindesbetreuung. Um sicherzustellen, dass die Akten ordnungsgemäß aufbewahrt und vor möglichen Schäden geschützt sind, könnte es sinnvoll sein, die Möglichkeit einer Lagerung in einem Aktenarchiv zu erwägen.

Für sechs Jahre müssen sowohl die Empfangene als auch die gesendete Geschäftskorrespondenz aufbewahrt werden. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass sich diese Pflicht nicht nur auf Briefe beschränkt. Ebenso sind E-Mails aufzubewahren, und zwar so, dass sie auswertbar sind. Das bedeutet nicht, dass jede E-Mail ausgedruckt und abgelegt werden muss, sondern die Speicherung im Orginalformat in einem Medium wie einer Festplatte, einem USB-Stick oder in der Cloud erfolgt. Alle anderen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen ebenso sechs Jahre aufgehoben werden.

Manche Dokumente müssen sogar für zehn Jahre aufbewahrt werden. Betroffen sind etwa:

Eröffnungsbilanzen und alle Unterlagen, auf die sie sich beziehen
Inventurlisten sowie Lageberichte
Handelsbücher und Buchungsbelege
Jahresabschlüsse, diese sind zwingend nach dem Handelsgesetzbuch in Papierform aufzubewahren

Ausnahmeregelungen für Unternehmen

Doch nicht für alle Unternehmen gilt die Aufzeichnungspflicht nach dem Handelsrecht. Manche Unternehmen sind nicht Buchführungspflichtig. Wenn das Unternehmen etwa im Jahr weniger als 800.000 Euro Umsatz oder weniger als 80.000 Euro Gewinn erwirtschaftet, sind diese in der Regel nicht durch das Handelsgesetzbuch zur Aufbewahrung verpflichtet. Auch für Land- und Forstwirte gibt es Ausnahmen.

Allerdings betrifft dies nicht die aus dem Steuergesetz hervorgehende Aufzeichnungspflicht. Hier können in Einzelfällen durch geschäftliche Härtefallregelungen Ausnahmen entstehen. Die Hürden sind allerdings recht hoch und persönliche Gründe wie Krankheit führen so gut wie nie zu einer Erleichterung.

Es kann umgekehrt sogar sein, dass je nach Art des Unternehmens zusätzliche Dokumente aufgehoben werden müssen. So sind etwa Unternehmen im Sicherheitsgewerbe nach der Gewerbeordnung 34a zur lückenlosen Führung von Wachprotokollen und Auftragsbüchern verpflichtet. Abhängig von der Anzahl der Wachobjekte und Mitarbeiter können erhebliche Mengen an Berichten anfallen. Da diese Berichte in der Regel jedoch selten in längeren Zeitabständen benötigt werden, könnte es auch hier ratsam sein, die Option einer Lagermöglichkeit in Betracht zu ziehen.

Ärzte können etwa dazu verpflichtet werden, Patientenakten, Testergebnisse und Krankenhausberichte für zehn Jahreaufzubewahren. Und die Frist beginnt erst ab dem Moment, in welchem die Behandlung als beendet erklärt wird. Für Unterlagen aus dem Disease Management Programmen besteht sogar eine Auszeichnungspflicht von 15 Jahren. Für Dokumente, die mit der Anwendung von Blutprodukten in Verbindung stehen, liegt die Pflicht sogar bei 30 Jahren.

Aufbewahrungspflicht im Verein

Die Abgabeverordnung §147 verlangt auch von Vereinen ein ordentlich geführtes Archiv zu führen. Diese decken sich mit den Verordnungen für Unternehmen, erschöpfen sich darin aber nicht. So stehen zusätzlich noch Aufnahmeerklärungen und Kündigungsgesuche auf der Liste der Dokumente, die zehn Jahre gelagert werden müssen. Auch Zuschussbeträge und Förderbescheide fallen unter diese Frist. Wichtig ist sich bewusst zu machen, dass Vereine nicht etwa unter dem Radar der Finanzämter fliegen, Prüfungen kommen ebenso hier vor.

Datenschutzkonformes Vernichten von Dokumenten

Wenn sich also die Fristen dem Ende nähern, wird es für viele interessant, die über Jahre gesammelten Schriftstücke zu entsorgen. Hier ist aber Vorsicht geboten. Wer seine Dokumente nicht auf datenschutzkonforme Weise vernichtet, der kann schnell Probleme bekommen. Die Folgen, wenn die Jahresabschlüsse etwa in die falschen Hände geraten oder Inventarlisten den Weg hin zu zwielichtigen Gestalten finden, bedürfen sicher keiner Erklärung.

Der sicher einfachste Weg, sensible schriftliche Daten dauerhaft zu vernichten und sie so potentiellen Übeltätern zu entziehen ist es, sich einen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechenden Aktenvernichter zu besorgen. Um diese Voraussetzung zu erfüllen, muss er über die Sicherheitsstufe P-4 verfügen. Es besteht aber die Möglichkeit, sich Aktenvernichter mit einer noch höheren Sicherheitsstufe zu besorgen. Ob sich eine solche Anschaffung lohnt, hängt unter anderem davon ab, ob die betroffenen Daten Aufschluss über besonders geschützte Daten geben.

Denn in manchen Fällen, kann nicht nur die Aufbewahrung bestimmter Dokumente, sondern auch ihre Löschung befohlen werden. So sind etwa Personenbezogenen Daten besonders schützenswert, und Daten, die sich auf diese Punkte beziehen müssen fristgerecht gelöscht werden:

Daten über die ethnische Herkunft oder die sich auf religiöse Überzeugungen beziehen.
Zugehörigkeit zu gewerkschaftlichen oder politischen Organisationen
Daten zum Gesundheitszustand
Informationen über die sexuelle Orientierung
Biometrische Daten, also Fingerabdrücke oder Gesichtsdaten

Die Löschung dieser Daten sollte im besten Fall von einer in der DSGVO-geschulten Fachkraft erledigt werden, um zu gewährleisten, dass ein weiteres verwenden der Daten sinnlos ist. Es ist ebenfalls darüber nachzudenken Buch über die Löschung zu führen und so im Nachhinein eine Löschung der Daten belegen zu können.

Gerade bei digitalen Daten kann es hier zu Problemen kommen. Eine Datei in den Papierkorb zu schieben reicht nicht aus, um zu verhindern, dass die Daten nicht doch wieder hergestellt werden. Es müssen hier besondere technische Maßnahmen angewandt werden. Ähnlich wie bei Papier besteht natürlich die Option einer thermischen Vernichtung, aber auch eine Zerstörung durch Magnetisierung ist möglich. CDs, USB-Sticks und Festplatten lassen sich aber auch durch stumpfe Gewalteinwirkung unwiederbringlich vernichten. Im Gegensatz zu dem Zerreißen von Papier ist das Zusammensetzen von CDs Science-Fiction.

Es lässt sich also abschließend festhalten, dass es sowohl was die Aufbewahrung, als auch die Löschung von Dokumenten, seien sie physisch oder digital einige Stolperfallen verbergen. Selbstverständlich lassen sich hier nicht alle Einzelfälle durchgehen und im Einzelfall ist es ratsam, sich eine Beratung zu diesem Thema zu suchen. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass sich für Ihre spezifische Situation die passenden Vorgehensweisen finden lassen. Denn die Strafen und Konsequenzen für ein nicht rechtskonformes Daten-Management können wie mehrfach erwähnt sehr weitreichend sein. Es bietet sich daher an, auf Nummer sicher zu gehen und nicht blauäugig auf das Beste zu hoffen.