Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und ihr Nutzen für Unternehmen

Angesichts wachsender Dokumentenfluten, die uns als E-Mails überschwemmen oder die auch wir kräftig hervorsprudeln lassen, setzen viele Unternehmen ihre Hoffnungen auf die Einführung von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (DMS), um überhaupt noch eine Ordnung halten zu können. (Im deutschsprachigen Raum ist auch die Abkürzung „ECM“ dafür in Gebrauch.)

Utopische Erwartungen der Nachfrager vom sich selbst einordnenden Dokument werden dabei oft von unrealistischen Versprechungen der Anbieter bedient, die ihr Produkt überschwänglich als „Lösung all Ihrer Dokumentenprobleme“ anpreisen.

Aber vor die Erreichung dieser paradiesischen Zustände hat der Software-Markt hohe Hürden aufgebaut. Rund 160 Produkte auf dem deutschen Markt führen die Bezeichnung „DMS“ im Titel, obwohl sie ganz unterschiedliche Leistungsspektren anbieten: Da gibt es reine Archivsysteme, Vorgangsbearbeitungssysteme mit mehr oder weniger umfangreichen Workflowmöglichkeiten und schließlich Recherchesysteme. Nach Schätzungen scheitern mehr als 50% der DMS-Projekte von Unternehmen.

Diese Umstände machen es für BeraterInnen im Office- und Büroservicebereich nicht einfach, selbst den Überblick zu behalten und die Kunden zu deren eigenem Nutzen zu beraten.

In diesem Seminar lernen Sie zuerst, wie man typische Anforderungen von Unternehmen erfasst: Wo bestehen besondere Schwächen bzw. Verbesserungspotenziale beim Kunden? Wie sehen die Prozesse des Unternehmens aus - stark oder schwach strukturierte, flache oder komplex verzahnte Prozesse? Wie tief sind die Funktionsbereiche im Unternehmen gegliedert bzgl. Daten- und Vertraulichkeitsschutz?
Weiter geht es mit grundlegenden Weichenstellungen: Will der Kunde geradewegs in Richtung „papierarmes Büro“ marschieren, in dem auch (fast) alle Papierdokumente eingescannt werden und dann elektronisch zur Verfügung stehen? Oder reicht es für den Kunden aus, weiterhin in einem Hybridsystem zu arbeiten - also der Kombination aus Papier- und elektronischen Dokumenten? Was meinen wir als Beratungsspezialisten dazu (realistisch oder unrealistisch)?

Dann wird die Ablagephilosophie thematisiert: Wie muss ein DMS gestaltet sein, damit es die

Kundenprozesse optimal unterstützt? Ist eine prozessorientierte Ablage gefragt oder eine objektorientierte Ablage oder sogar eine Kombination aus Beidem? Wie kann ein eventuell beim Kunden vorhandenes ERP mit dem zukünftigen DMS verknüpft werden?

Schließlich wird Ihnen ein Musterpflichtenheft für die Beschaffung eines DMS vorgestellt und Sie lernen, es an die Bedürfnisse des Kundenunternehmens anzupassen. Ein Marktüberblick über die wichtigsten DMS-Produkte rundet das Seminar ab.

Dieses Seminar bieten wir zu anderen Terminen als Variante eines offenen Seminares für andere Zielgruppen sowie auch als Inhouse-Seminar bei anstehenden DMS-Projekten an.