Enterprise Resource Planning (ERP) im Vertrieb von Großhandelsunternehmen

Die zunehmende Digitalisierung und Automatisierung haben in den letzten Jahren den Druck auf kleinere und mittlere Unternehmen im Großhandel (KMU im Großhandel) deutlich erhöht. Betroffen sind davon neben dem Marketing und Vertrieb zunehmend auch die internen Prozesse der Unternehmen.

Das zur IFH KÖLN (Institut für Handelsforschung) gehörende ECC Köln hat deshalb im Rahmen des B2B-Thesenplakats „Handelsprozesse im kleinen & mittelständischen Großhandel: Digitalisierung, Automatisierung und Potenziale für den Vertrieb“ den Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad in deutschen KMUs im Großhandel untersucht und ermittelt in welchen Unternehmensbereichen KMUs im Großhandel die größten Optimierungspotenziale haben.

Methodik des B2B-Thesenplakats

Die Wissenschaftler der ECC Köln führten für das B2B-Thesenplakat Telefoninterviews mit 302 Großhändlern mit bis zu 50 Mitarbeitern durch. Diese wurden zu ihren Vertriebskanälen, den im Unternehmen genutzten Softwarelösungen wie etwa einem ERP Großhandel und der Digitalisierung interner und externer Prozess befragt. Die Ergebnisse der Umfrage ergänzten die Wissenschaftler durch Sekundärdaten zur Marktentwicklung im Großhandel, die auf Basis von Modellrechnungen, Daten des IFH KÖLN und offiziellen Handelsstatistiken gewonnen wurden. Zusätzlich wurden 103 Großhändler mit über 50 Mitarbeitern und zwölf Außendienstmitarbeiter befragt.

Außendienst bleibt Erfolgsfaktor

Im Fokus des B2B-Thesenplakats stand der klassische Außendienst. Die Hälfte der Unternehmen nimmt an, dass dieser auch in den kommenden fünf Jahren ein zentraler Erfolgsfaktor bleibt, obwohl auch im Großhandel die Bedeutung des E-Commerce deutlich zunimmt. Angesichts der Vorteile des Onlinehandels sind die Kundenansprüche an die Schnelligkeit und Verbindlichkeit der Geschäftsprozesse deutlich gestiegen. Die Studienautoren haben deshalb Selling Journey im Außendienst detailliert untersucht, um zu ermitteln, wie der Vertrieb durch eine bessere Digitalisierung und Automatisierung interner Prozesse unterstützt werden kann.

„Der schon oft kolportierte Tod des Außendienstes wird nicht eintreten – aber die Rolle des Außendienstes wird sich immer mehr ändern. Die Entwicklung führt dabei weg von reinen Verkäufer:innen hin zu Problemlöser:innen. Digitale Tools werden von Außendienstler:innen häufiger vorausgesetzt und benötigt, um sich wirklich mit den Problemen der Kund:innen auseinandersetzen zu können. Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen schafft dabei nicht nur interne Ressourcen, sondern ermöglicht es auch, Kosten zu sparen und Fehler zu reduzieren“ erklärt Dr. Kai Hudetz, Geschäftsführer des IFH KÖLN und Gründer des ECC KÖLN.

Bessere Kundeninformationen dank Enterprise Resource Planning (ERP)

Laut der Umfrage ist für den Außendienst in kleineren und mittleren Großhandelsunternehmen vor allem die Kundenberatung ohne Informationsverlust essenziell. Die Vertriebsmitarbeiter benötigen daher in jeder Phase der Selling Journey möglichst umfassende Daten zum Kunden, etwa zu den Anforderungen des Kunden und dazu, welche Produkte dieser bereits gekauft hat und welche in Zukunft interessant sein könnten. Es wird somit deutlich, dass eine schnelle Übersicht und professionelle Auswertungsmöglichkeiten die individuelle Kundenbetreuung im Außendienst deutlich verbessern könnten.

Trotzdem setzt nur die Hälfte der KMUs im Großhandel bisher digitale Tools zur Unterstützung des Vertriebs ein. Ein Drittel der Unternehmen gab an, in den kommenden drei Jahren in diesem Bereich Investitionen tätigen zu wollen. Priorisiert werden von den meisten Unternehmen im Großhandel Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme. Diese werden bisher jedoch nur bei einem Viertel der KMUs im Großhandel eingesetzt. Neben der Datenmenge- und Qualität ist es bei der Auswahl eines ERP-Systems laut dem Vertrieb eine mobile Nutzungsmöglichkeit essenziell, um Kundeninformationen vor Ort nutzen zu können.

„Die Unterstützung der Vertriebsmitarbeiter:innen durch digitale Tools ist heute essenziell. Es wird immer wichtiger, Produkt-informationen, wie Preise, Lieferzeiten, Bestände oder andere produktspezifische Daten, in Echtzeit zur Verfügung zu stellen und nutzbar zu machen. Aber auch die Möglichkeit, direkt und ortsungebunden Aufträge und Angebote erstellen zu können, ist ein immer entscheidenderer Faktor für den Vertriebserfolg. Hierfür bedarf es prozesssicherer und digitaler Lösungen, die ein möglichst unkompliziertes und vereinfachtes Arbeiten im Alltag ermöglichen. Sowohl die Themen Kollaboration und Informationsbereitstellung, als auch digitale Assistenzfunktionen werden dabei in Zukunft eine wichtige und tragende Rolle spielen“, erklärt Christian Meier.

Prozessautomatisierung im Großhandel durch ERP-Systeme

Neben der Bereitstellung von Informationen haben ERP-Systeme im Großhandel auch bei der Prozessautomatisierung große Potenziale. In knapp drei Vierteln der KMUs im Großhandel werden einfache Prozesse wie der Bestelleingang und die Bestellerfassung noch immer manuell abgewickelt. Die Automatisierung dieser Prozesse kann nicht nur den Aufwand und die Kosten reduzieren, sondern auch das Auftreten von Fehlern unterbinden.

Zudem kann die Prozessautomatisierung die Customer Experience etwa durch zuverlässige Verfügbarkeitsinformationen in Echtzeit oder durch genaue Informationen über Lieferzeiträume stark verbessern. Digitale und automatisierte Abläufe mithilfe eines ERP-Systems bilden somit die Basis für kundenzentrierte After-Sales-Prozesse.