Homeoffice und Datenschutz: Auf diese Aspekte gilt es zu achten

Seit der Coronapandemie hat das Homeoffice zunehmend an Bedeutung gewonnen! Allein im Jahr 2022 arbeiteten über 2,3 Millionen Arbeitnehmer vollständig aus den eigenen vier Wänden heraus. In dieser Zeit standen die Unternehmen vor etlichen Herausforderungen. Die interne Kommunikation musste sichergestellt werden und trotz der räumlichen Distanz musste es den Teams ermöglicht werden, gemeinsam an Projekten zu arbeiten.

Während einige Baustellen durch Asana, Zoom oder den RMM Tools von NinjaOne behoben wurden, stellte der Datenschutz zu Beginn ein großes Problem dar. In diesem Artikel möchten wir unseren Lesern einige Aspekte zum Thema Homeoffice und Datenschutz aufzeigen, die es dringend zu beachten gilt.

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Auch die DSGVO hat im Thema Datenschutz und Homeoffice ein Wörtchen mitzureden

Arbeitnehmer dürfen im Homeoffice ausschließlich die vom Unternehmen bereitgestellte Hard- und Software nutzen! Darunter zählen nicht nur Notebook oder PC, sondern auch die Speichermedien und lokalen Festplatten. Wer sich dazu entscheidet, wichtige Daten auf privaten Speichermedien zu speichern, begeht eine Datenschutzverletzung!

Bevorzugt das Unternehmen die Speicherung von Daten auf dem eigenen Server, ist es essentiell, dass der Arbeitnehmer via VPN Zugang auf die IT-Infrastruktur erhält. Falls es nicht machbar ist, Daten zentral zu speichern und eine lokale Speicherung erforderlich ist, sollte auf jeden Fall eine Verschlüsselung der personenbezogenen Daten erfolgen. Zusätzlich sollten diese lokal gespeicherten Daten so bald wie möglich auf die Systeme des Arbeitgebers übertragen werden.

Unbefugte dürfen keinen Zugang zu firmeninternen Daten erlangen

Im Büro ist die Sache eigentlich klar: Besucher dürfen keinen Blick in firmeninterne Daten gewinnen. Grundsätzlich gilt dasselbe auch für das Homeoffice! Ausschließlich der Arbeitnehmer darf Zugang zu den im Kontext der Arbeitstätigkeit anfallenden personenbezogenen Daten erhalten. Weder Mitbewohner noch Familienangehörige dürfen Einblick in wichtige Daten gewinnen oder Zugriff erhalten

Um sicherzustellen, dass sensible Informationen geschützt sind, ist es ratsam, dass Unternehmer den Mitarbeitern empfehlen, in einem eigenen Büro zu arbeiten, in dem jeder Zugang hat. Überdies ist es wichtig, die Bildschirme so zu platzieren, dass beispielsweise niemand Einblick auf das kürzlich geöffnete NinjaOne Tool erhält, wenn jemand den Raum betritt. Alternativ können Arbeitnehmer eine sogenannte NoSpy-Folie verwenden.

Personenbezogene Daten dürfen nur in dringenden Fällen ausgedruckt werden

Wer im Homeoffice tätig ist, sollte nur in dringenden Fällen Dokumente mit personenbezogenen Daten ausdrucken. Sollte es dennoch unumgänglich sein, müssen die gedruckten Unterlagen, sofern sie nicht mehr benötigt werden, umgehend durch ein datenschutzkonformes Aktenvernichtungsgerät geschreddert werden.

Falls der Mitarbeiter ein solches Gerät nicht zur Verfügung hat, müssen Ausdrücke mit sensiblen Daten so bald wie möglich in die Firma gebracht und dort vernichtet werden. Das Entsorgen der Dokumente im privaten Hausmüll ist strengstens untersagt!

Datenschutzvorfälle müssen dem Unternehmen gemeldet werden

Kommt es im Homeoffice zur Datenschutzverletzung, ist die Meldung an den Datenschutzbeauftragten unumgänglich. Er hat dann die Aufgabe, zu entscheiden, wie mit der Verletzung des Datenschutzes umgegangen werden soll. Dies beinhaltet insbesondere die Entscheidung darüber, ob eine Mitteilungspflicht gegenüber den Datenschutzbehörden und den betroffenen Personen besteht.

Einhaltung der Richtlinien in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten

Unternehmen stehen in der Pflicht, sicherzustellen, dass der erforderliche Datenschutz im Homeoffice umgesetzt wird. In der Praxis geben die Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Anleitung zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Homeoffice mit an die Hand.

Abhängig von der Sensibilität der Daten kann es für den Arbeitgeber außerdem notwendig sein, vor der Entsendung von Mitarbeitern ins Homeoffice eine Bewertung des Datenschutzrisikos durchzuführen.

Fazit – Der Schutz personenbezogener Daten steht an erster Stelle!

In einer Welt, in der die Grenzen zwischen beruflichem und privatem Raum immer mehr verschwimmen, wird Datenschutz im Homeoffice zu einem unerlässlichen Thema. Ob es um den verantwortungsvollen Umgang mit Zugriffsrechten, den Schutz vor unbefugten Blicken oder die sichere Verwahrung von sensiblen Unternehmensinformationen geht – die Anforderungen sind vielfältig und die Risiken nicht zu unterschätzen. Doch mit umsichtiger Planung, klaren Richtlinien und dem Einsatz passender technischer Hilfsmittel wie VPN und Verschlüsselungssoftware können diese Herausforderungen erfolgreich gemeistert werden.

Es liegt daher im Interesse jedes Unternehmens und jedes Personals im Homeoffice, sich kontinuierlich mit dem Thema Datenschutz zu beschäftigen und für dessen Durchsetzung zu sorgen. Denn letztendlich profitieren von einem gut geschützten Datenumfeld nicht nur die Unternehmen und ihre Kunden, sondern auch die Arbeitnehmer selbst, die so sicher und effizient in ihrer häuslichen Umgebung tätig sein können.