Multi-Channel Rechnungsempfang

Rechnungen verursachen nicht nur auf Grund der zu leistenden Zahlungen Kosten. Auch der administrative Aufwand für deren Entgegennahme, Prüfung, Weiterverarbeitung und Archivierung bedeutet für den Empfänger erheblichen Aufwand. RR Donnelley bietet eine attraktive Hilfe an, die den Rechnungseingang aus Empfängersicht vereinheitlicht und somit äusserst effizient gestaltet.

Unternehmen sind heute mit bis zu drei verschiedenen Arten des Rechnungseingangs konfrontiert, die jeweils spezifische Vorteile besitzen, aber stets auch Probleme mit sich bringen:

• Vielfach dominiert immer noch die klassische Papierrechnung. Sie wird heute zwar vom Absender meist elektronisch erstellt, dann aber auf Papier gedruckt und verursacht auf Grund des Medien¬bruchs sowie ihrer vielfältigen Varianten beim Empfänger hohe Aufwände für Prüfung und Weiterverarbeitung. RR Donnelley bietet hier einen umfassenden Service zum Scannen der Rechnungen und zur Extraktion der relevanten Daten an. 
• E-Invoicing mittels EDI (Electronic Data Interchange) stellt eine elegante und effiziente Lösung dar, kommt jedoch wegen des notwendigen Initialaufwands auf Absender- und Empfängerseite nur für grössere Rechnungsvolumina in Frage. 
• Beim PDF Invoicing, einem innovativen Service von RR Donnelley, lädt der Rechnungssteller ein PDF-Dokument in das Rechnungsportal «invoiceplatform.com». Die PDF-Datei wird dort automatisch digital signiert und anschliessend in den Rechnungsbearbeitungsprozess eingespeist. Diese Lösung ist vor allem für kleine Rechnungssteller höchst attraktiv: Sie kommt ohne besondere Infrastruktur aus, kann weltweit genutzt werden, ist durch die vollständig elektronische Datenübertragung konkurrenzlos schnell und obendrein noch extrem preisgünstig. 

RR Donnelley (RRD) bietet mit dem «Multi-Channel Rechnungsempfang» eine effiziente Antwort auf diese Herausforderung an: Anstatt mit hohem Aufwand die Infrastruktur und das notwendige Personal für alle Arten des Rechnungseingangs bereitzuhalten, überträgt der Kunde Rechnungsempfang und Verarbeitung komplett RRD. Diese nimmt alle eingehenden Rechnungen - unabhängig davon, auf welchem Weg sie eingehen - entgegen, prüft sie auf ihre Mehrwertsteuerkonformität und stellt dem Kunden einen MWST-konformen Archivsatz mit Buchungsdaten digital zur Verfügung.

Für eingehende Papierrechnungen bietet RRD den Kunden eine eigene Postfachadresse an, wo sie deren Rechnungen entgegen nimmt. Anschliessend scannt sie diese und stellt sie den Kunden anschliessend tagfertig als digitale Dokumente zur Verfügung. Auf Wunsch bietet RRD zusätzlich eine automatisierte, detaillierte Rechnungsprüfung nach Kundenvorgaben und/oder die revisionssichere Archivierung der Rechnungen an.

Der Kunde hat ganz nach seinen Bedürfnissen zusätzlich die Wahl, den Aufbau der notwendigen Infrastruktur durch RR Donnelley realisieren zu lassen und anschliessend den Betrieb mit eigenen Mitarbeitern sowie eigener Technik selbst durchzuführen oder aber eine sogenannte ASP-Lösung zu nutzen, die ihn von allen technischen und organisatorischen Aufwänden befreit. Aus Sicht des Kunden und seiner Mitarbeitenden stehen dank dem «Multi-Channel Rechnungsempfang» alle Rechnungen in einheitlicher Form zur Verfügung.

Sicherheit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit sprechen klar für diesen Ansatz. Dank minimalen Initialkosten ist der Einstieg äusserst einfach. Erfahrungen von Kunden belegen, dass innerhalb weniger Monate markante Einsparungen im Vergleich zur Weiterführung der herkömmlichen Rechnungsbearbeitung realisiert werden.

Zahlreiche Firmen haben bereits die Vorteile des «Multi-Channel Rechnungsempfangs» erkannt und profitieren von RRDs Erfahrung, unter ihnen sind so bekannte Namen wie Kuoni, Manor, MIBAG und Swisscanto zu finden.

RR Donnelley Schweiz ist ein auf die Rechnungsbearbeitung und Dokumentenverwaltung spezialisiertes Unternehmen mit Geschäftsstellen in Zürich-Urdorf und Genf-Carouge. RR Donnelley & Sons hat seinen Hauptsitz in Chicago, beschäftigt weltweit 60'000 Mitarbeiter und erwirtschaftete 2007 einen Umsatz von 11.6 Mia USD. Der Konzern ist an der NYSE unter dem Symbol RRD gelistet.

Kontakt: RR Donnelley Document Solutions
Jean-Claude Ruppen
Director Marketing & Business Development
In der Luberzen 17, 8902 Zürich - Urdorf
jean-claude.ruppen@rrdgds.ch
www.rrdgds.ch
www.invoiceplatform.com

Vereon AG
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Marketing Mananger
Postfach 5740
8280 Kreuzlingen
Schweiz
stephan.mayer@vereon.ch
www.vereon.ch