Präventiv-Controlling für mehr Produktivität im Vertrieb

Will man im Vertrieb zielgerichtet führen und kontrollieren, ist Transparenz die Grundvoraussetzung!
„Normale“ Controllingsysteme liefern allerdings die erforderlichen Informationen und Daten meist zu spät, um im Vertrieb die erforderlichen Steuerungsaufgaben wahrnehmen zu können. Abhilfe schafft ein Präventiv-Controlling, für das es mittlerweile auch geeignete Software-Tools gibt.
Wachstum, Umsatz und Verbesserung der Rendite können nur einhergehen mit einer Produktivitätssteigerung. Überall dort, wo Parameter messbar sind – zum Beispiel Maschineneinsatzzeiten in der Produktion – werden solche Strategien bereits erfolgreich umgesetzt. Bei den „weicheren“, in Zahlen weniger greifbaren Tätigkeiten wie Marketing und Vertrieb liegt nach wie vor Optimierungspotenzial brach. Für manche Entscheider haben solche Bereiche sogar einen regelrechten Black-Box-Charakter.
Wo also kann man im Vertrieb ansetzen? Welche Faktoren beeinflussen die Produktivität im Vertriebs? Soft-Skills und Verkaufstechniken lassen sich durch Weiterbildungsmaßnahmen mit erfahrenen und praxiserprobten Trainern schulen. Vertriebsprozesse dagegen sind „eingespielte“, oft nicht einmal bewusst wahrgenommene Vorgehensweisen im Verkauf. Doch gerade hier werden häufig Chancen verschenkt. Dazu wären Dinge zu klären wie zeitliche und marktbezogene
Machbarkeit von Vertriebsaktivitäten, Potenziale für Zielvorgaben, Parameter zur Produktivitätssteigerung im Verkauf, leistungsgerechte Entlohnung bei unterschiedlichen Kunden- und Gebietspotenzialen und dergleichen mehr. Fragmentarisch sind solche Informationen meistens vorhanden und in Auswertungen auch greifbar. Was aber vielfach fehlt, ist ein Gesamtüberblick. Nicht selten müssen dazu mühsam Informationen und Daten aus den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammengetragen werden.

Wer führen will, muss messen können
Wer aber führen und „kontrollieren“ will, der muss messen können, das heißt, benötigt exakt
definierte Messpunkte. Diese Messpunkte müssen Vergleiche zulassen und Vorgaben
beinhalten. Vorgaben (Vertriebsziele) sind Gegenstand einer genauen und detaillierten Planung.
Diese Planung soll vorausschauend und realistisch sein, vom jeweiligen Vertriebsmitarbeiter
auch umgesetzt werden können, Denn nur dann wird er die Zielvorgaben akzeptieren und
„verinnerlichen“. Transparenz ist die Grundvoraussetzung, um im Vertrieb zielgerichtet führen
und kontrollieren zu können. Jedoch liefern „normale“ Controllingsysteme im Unternehmen
Informationen und Daten zu spät, um im Vertrieb die erforderlichen Steuerungsaufgaben
wahrnehmen zu können. Abhilfe schafft nur ein Präventiv-Controlling, für das es mittlerweile
auch geeignete Software-Tools am Markt gibt.

Ein solches Tool die Vertriebssteuerungs- und Vertriebscontrolling-Lösung Pyranavis, die als
Ergänzung zum vorhandenen CRM-System oder als Stand-Alone-Tool eingesetzt werden kann.
Zusammen mit Quotenberechnungen und gegebenenfalls mit Daten aus dem CRM- und ERP-System stellt die Software ein umfassendes Planungswerkzeug für den Vertrieb darstellt und passt sich dabei den in den Betrieben vorhandenen Gegebenheiten und Prozessen an.

Step-Stones müssen exakt abgearbeitet werden
Was aber sind Vertriebsprozesse? Vertriebsprozesse sind die Schritte, die getan werden
müssen, um einen erfolgreichen Verkaufsabschluss zu erzielen. Gute Verkäufer gehen diese
Schritte meist intuitiv – auch in umsatzschwächeren Zeiten. Unsichere oder auf schnellen Erfolg
programmierte Verkäufer überspringen unbewusst viele dieser Schritte. Verwundert stellen sie
dann fest, dass der bereits sicher gewähnte Auftrag vom Kunden doch nicht unterschrieben
oder an den Wettbewerber vergeben wird. Und warum? Weil wichtige Step-Stones den facto gar nicht abgearbeitet oder gegenüber dem Kunden nicht erfüllt worden sind. Die Software zeigt dem Vertriebsverantwortlichen das Abarbeiten der Step-Stones exakt auf, und erhält so genaue
Hinweise darauf, wo konkreter Steuerungsbedarf besteht.

PYRANAVIS liefert neben den üblicherweise wichtigen Kennzahlen auch Aussagen über die
„Machbarkeit“ von Vertriebsaktivitäten im jeweiligen Verkaufsgebiet. Die Vertriebmitarbeiter
werden über Zwischenziele zum erfolgreichen Abschluss geführt. Jede Kundenaktivität, jeder
Prozessschritt im Verkauf wird anhand der abgearbeiteten Prozesse jeweils neu auf seine
Realisierungswahrscheinlichkeit hin berechnet. Eine zeitliche Schiene zeigt auf, wann welcher
Auftrag zu erwarten ist und wo Schwachstellen im Verkaufsablauf sind. Mit diesen und weiteren
Informationen kann während des Verkaufsprozesses präventiv eingegriffen, korrigiert und
gelenkt werden, um die Aufträge sicher und vorhersehbar zu gewinnen.

Transparenz bei der Vergütung motiviert
Mit der Vertriebssteuerungs- und Vertriebscontrolling-Lösung können Kunden- und
Gebietspotenziale dargestellt, die Arbeits- und Vorgehensweisen der Verkäufer analysiert,
vergleichbar gemacht und verbessert werden. Darauf aufbauend lässt sich im Modul „Bonus“
aus allen verkaufsrelevanten Daten ein leistungsbezogenes und gerechtes Vergütungssystem
generieren. Denn Transparenz in Sachen Vergütung steigert bekanntlich die Zufriedenheit der
Mitarbeiter im Vertrieb.

Dipl.-Ing. (FH)/Betriebswirt Bernhard Nest ist Mitarbeiter der SALES-INSTRUMENTS GmbH,
92334 Berching, Tel. (08460) 901720 kontakt@sales-instruments.de

Redakteur: Jürgen Schreier